Le classement des secrétaires et des assistantes.

Le classement du secrétariat est capital pour la vie de l'entreprise, les documents et les dossiers y sont particulièrement importants, car ils concernent la direction et conditionnent les prises de décisions.

Contrairement aux autres services qui classent leurs dossiers par grandes séries (personnels, clients, fournisseurs) Le classement du secrétariat est le domaine du « spécifique » et du « diversifié », ce qui rend la tâche souvent complexe - les contrats - les notes - les communications internes - les comptes rendus - les statistiques - la documentation - les projets et autres dossiers spécialisés ... En sachant qu’il faut pouvoir retrouver les documents par nom, par thème, par numéro, par date, etc. Comment identifier simplement les dossiers, tant au moment du classement que de la recherche, alors que les accès sont multiples ?

De plus, ces documents sont parfois interdépendants et les dossiers demandent des suivis spécifiques, d’où l’utilisation d'éphéméride, de Post-it, de surligneurs etc. Sans avoir la garantie absolue de ne rien oublier.

En fait, c'est là où la mémoire et l’organisation de l’assistante font office de « solution »

1°) Le logiciel Epistolaire. --> Vous cherchez ? Episto trouve !

C'est un moteur de recherche documentaire ( le vôtre ou celui de votre entreprise ) vous organisez les dossiers, vous créez les accès, les mots-clés, les dates d'intervention … Ensuite Epistolaire s'occupe de tout !

Un clic sur l’icône instances, Epistolaire vous rappelle toutes les actions ou dossiers programmés, pour ne rien oublier.

Pour retrouver une information, un document, appelez un ou X mots clés, Epistolaire affiche la liste de tous les documents concernés et leur « adresse de stockage dans votre classement »

Avec Epistolaire vous créez et gérez l’arborescence de votre plan de classement en y intégrant vos dossiers et documents papiers, mais aussi vos documents bureautique Word, Excel ... vos photos, images, dessins … il classe tout !

2°) Le système de classement ProClass.

Avec le système ProClass l’accès aux documents est instantané, grâce à son principe d’indexation visuelle il permet de reproduire à l’identique l'arborescence de classement de l'Epistolaire. Ainsi, lorsque vous recherchez, vous savez localiser immédiatement le dossier ou se trouve le ou les documents trouvés.

Epistolaire + ProClass deux techniques associées pour vous apporter une solution simple, immédiate et complète.

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Comment être sûr de retrouver un document, une information, un dossier ?

Notre solution, consiste à associer deux outils simples et très efficaces